01
同時に動く案件が多すぎて、頭の中で管理している
点検、清掃、工事、理事会の宿題、委託先対応。15〜20棟分が同時に進みます。記憶と注意力で支えている限り、抜けは確率の問題になります。
フロント担当の方
追いかける仕事が減って、手を打つ時間が残ります。
PACTは、フロント担当者が同時に抱えている案件について、今日やるべきものだけを先に出す業務管理システムです。
いま起きていること
フロント担当の方に起きていること
PACTは、次の状態をなくすために作りました。当てはまるものがあるか、確認してください。
02
報告書の回収が、どうしても後回しになる
現場は終わっているので「完了」のつもりでいます。報告書が無いことに気づくのは、たいてい理事会の直前です。
03
理事会の前に、まとめて思い出す作業が発生する
前回の宿題、途中の工事、未実施の点検。資料を探すところから始まります。
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PACTの導入について相談する
資料の読み込みはこちらで行います。社内で資料をまとめてからご相談いただく必要はありません。
導入後に変わること
PACTを入れると、何が変わるか
フロント担当の方から見て、何がどう変わるかを3つに分けて説明します。
01
今日やる分だけが、朝いちばんに並ぶ
12ヶ月分の予定は並べません。今月やること、期限を過ぎたもの、報告書が届いていないものだけが先頭に出ます。
02
資料は置くだけ。同じ内容を二度入力しない
届いた報告書・写真・メールを対象の業務へドラッグすると、実施日や業者名が読み取られて表に入ります。手打ちはしません。
03
理事会で聞かれることが、その前に画面で分かる
未実施、報告書の未着、承認後に止まっている工事。指摘される前に気づけます。
サービス紹介
PACTとは
PACTは、マンション管理会社が同時に抱えている案件を、物件ごとに1枚の表にまとめる業務管理システムです。
管理会社の仕事は、点検・清掃・工事・理事会の宿題・委託先対応が、何十棟分も同時に進みます。PACTは、この同時に進んでいるものを1か所に集め、会社の誰が見ても同じ状態が分かるようにします。
PACTは、担当者に新しい入力作業をお願いしません。管理委託契約書・議事録・点検報告書など、すでに手元にある資料を取り込むと、AIが業務名・実施頻度・委託先・期限を読み取り、物件ごとの業務一覧をつくります。
そのうえでPACTは、期限を過ぎた案件・報告書が届いていない案件・承認されたのに動いていない案件を、担当者に代わって拾い上げます。会計や基幹システム、Excelを置き換える製品ではありません。いまの仕組みの上に載せて使います。
PACTは、現役の管理会社の担当者、管理会社のOB、マンション管理に関わる専門家の意見をもらいながら開発しています。導入後の3ヶ月は運用が定着するまで特に手厚くサポートし、その後も改善を続けるパートナーとして伴走します。
機能一覧
PACTでできること
PACTが実際に行うことを、6つに分けて説明します。
01
契約書や議事録から、年間の業務一覧をつくる
管理委託契約書・別表、総会/理事会議事録、事業計画を取り込むと、AIが業務名・実施頻度・委託先・金額・期限を拾って、物件ごとの一覧に仮反映します。担当者が別のExcelに打ち直す必要はありません。
契約内容が担当者の頭の中にある会社におすすめ
02
予定と実施日を、物件ごとの12ヶ月の表で見る
予定は「●」、実績は「日付」で入ります。記号だけにすると、予定なのか実施済みなのかが後から分からなくなるためです。日付が入っているかどうかが、そのまま実施の有無になります。
「あの点検、いつやった？」を毎回探している方におすすめ
03
止まっている案件を、PACTが自動で拾う
期限を過ぎても実施日がないもの、実施済みなのに報告書が届いていないもの、理事会で承認されたのに発注されていないもの。対応が必要な案件だけが画面に浮かび上がります。担当者が探しに行く必要はありません。
抜け漏れを担当者の注意力に頼っている会社におすすめ
04
法令に根拠のある業務を、いちばん強い表示で分ける
消防設備点検、連結送水管の耐圧性能点検、貯水槽清掃など、行政指導や事故に直結する業務は、定期清掃の遅れとは別の枠で扱います。同じ「未実施」として並べません。
法定点検の漏れを、確率の問題にしたくない会社におすすめ
05
報告書・写真・メールを、その業務に紐づけて残す
証拠のない完了はできません。「やりました」という自己申告だけでは完了になりません。誰が・いつ・何を変えたかは上書きせず履歴として残ります。
理事会や総会で、その場で根拠を示したい会社におすすめ
06
物件カルテに、事故・保険・見積の履歴がたまる
取り込んだ議事録や報告書から、事故やトラブル、加入している保険、業者見積を物件ごとに拾って積み上げます。引継書を別に書かなくても、担当者の入力ゼロのまま履歴が育ちます。
担当交代のたびに経緯が失われている会社におすすめ
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PACTの導入について相談する
資料の読み込みはこちらで行います。社内で資料をまとめてからご相談いただく必要はありません。